Kinh nghiệm quản lý phòng khám nha khoa hiệu quả

Nhiều bạn đã và đang kinh doanh phòng khám nha khoa nhưng gặp không ít khó khăn. Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ gợi ý những kinh nghiệm quản lý phòng khám nha khoa để việc kinh doanh hiệu quả và phát triển.

Những khó khăn khi quản lý phòng khám nha khoa

Đối với những bạn chưa có kinh nghiệm quản lý phòng khám nha khoa, chắc chắn trong quá trình vận hành sẽ gặp rất nhiều khó khăn, cụ thể như sau:

Các thành viên không thực hiện đúng nhiệm vụ

Quản lý là người phân chia nhiệm vụ cho từng nhân viên trong phòng khám nha khoa. Mỗi nhân viên sẽ có những công việc phải làm khác nhau để đảm bảo phòng khám đem đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. 

Tuy nhiên, nếu người quản lý không có kinh nghiệm quản lý phòng khám nha khoa thì không phải nhân viên nào cũng tuân thủ nhiệm vụ của mình. Tình trạng trốn việc, đùn đẩy trách nhiệm, làm sai công việc được giao,… là những việc có thể xảy ra. Điều này sẽ gây những hậu quả nghiêm trọng và cần phải được giải quyết kịp thời.

Khi quản lý phòng khám nha khoa các thành viên có thể không thực hiện đúng nhiệm vụ
Khi quản lý phòng khám nha khoa các thành viên có thể không thực hiện đúng nhiệm vụ

Quản lý vật tư y tế

Đối với phòng khám nha khoa, cần phải chuẩn bị các thiết bị y tế trước khi điều trị để không xảy ra tình trạng ngắt quãng và giảm chất lượng điều trị. Đối với tình trạng răng miệng của từng khách hàng mà phòng khám nha khoa sẽ phải nhập những vật dụng khác nhau như bộ niềng, răng,…

Đối với các quản lý chưa có kinh nghiệm quản lý phòng khám nha khoa, quản lý vật tư y tế sẽ là một trở ngại lớn bởi các vật tư của mỗi khách hàng khi nhập thường phải mất thời gian chờ đợi khá lâu, mất thời gian chờ đợi của khách hàng.

Quản lý khách hàng

Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu làm đẹp của con người tăng lên, chính vì vậy nhu cầu chữa, chỉnh răng cũng tăng lên đáng kể. Lúc này việc quản lý khách hàng sẽ khó khăn hơn, bạn phải theo dõi sát sao tình trạng của tất cả khách hàng để tư vấn đúng cho họ.

Quản lý khách hàng cũng là vấn đề khó khăn khi quản lý phòng khám nha khoa 
Quản lý khách hàng cũng là vấn đề khó khăn khi quản lý phòng khám nha khoa

Kinh nghiệm quản lý phòng khám nha khoa hiệu quả

Dưới đây là những kinh nghiệm quản lý phòng khám nha khoa hiệu quả mà các bạn nên biết:

Khai thác triệt để việc quản trị lịch hẹn để gia tăng tệp khách hàng

Kinh nghiệm quản lý phòng khám nha khoa đầu tiên đó chính là quản trị lịch hẹn với khách hàng. Sắp xếp lịch hẹn chuyên nghiệp, hợp lý là một điểm cộng lớn để giữ chân khách hàng ở lại.

Dù vậy, nhiều phòng khám nha khoa vẫn chưa ý thức hoặc chưa có khả năng quản trị lịch hẹn với khách hàng. Nhiều lỗi cơ bản vẫn thường xảy ra như khách hàng đổi lịch nhưng không note lại, không biết khách nào đến trước đến sau để sắp xếp,…

Khai thác triệt để việc quản trị lịch hẹn để gia tăng tệp khách hàng
Khai thác triệt để việc quản trị lịch hẹn để gia tăng tệp khách hàng

Trên thực tế, việc ghi chép lịch hẹn của khách hàng một cách thủ công thường xảy ra những sai sót không đáng có và giảm trải nghiệm của khách hàng với phòng khám. Chính vì vậy, để quản lý lịch hẹn của khách một cách hiệu quả, bạn phải:

  • Hướng dẫn nhân viên sử dụng lịch nhắc tự động qua Zalo, SMS để giảm thiểu việc bệnh nhân đến trễ giờ hoặc quên lịch hẹn.
  • Có các biện pháp khắc phục nếu khách hàng phải chờ đợi quá lâu, tính toán thời gian một ca bệnh cần thời gian bao lâu để sắp xếp lịch hẹn cho khách hàng khác hợp lý trên phần mềm hỗ trợ.

Quản trị lịch hẹn không chỉ giảm bớt thời gian lãng phí mà còn gia tăng tệp khách hàng cho phòng khám. Rõ ràng sự chuyên nghiệp trong tác phong làm việc, chuẩn chỉ trong cung cấp dịch vụ sẽ tăng độ hài lòng và trung thành của khách hàng với phòng khám.

Khi bạn đã hiểu được toàn bị những kinh nghiệm quản lý một phòng khám nha khoa cần phải có, mà bạn có nhu cầu mở một phòng khám nha khoa để quản lý, thì hãy áp dụng ngay nhé. Nếu chưa biết cách setup phòng khám nha khoa thế nào thì hãy cùng S-life tìm hiểu nhé.

Chuẩn hóa quy trình khám chữa bệnh trong phòng khám nha khoa

Một phòng khám nha khoa chuyên nghiệp là nơi người quản lý có kinh nghiệm quản lý phòng khám nha khoa thông qua việc chuẩn hóa quy trình khám chữa bệnh để giảm thấp nhất tình trạng sai sót trong quá trình điều trị.

Bạn có thể tối ưu quy trình khám chữa bệnh bằng cách xây dựng lịch trình làm việc hiệu quả, rõ ràng. Thông qua đó bạn sẽ nắm được nhân viên nào làm việc tốt và nhân viên nào cần đào tạo lại, số lượng công việc đã giải quyết được trong một ngày ra sao để giảm chi phí hoạt động và tăng chất lượng dịch vụ cung cấp.

Chuẩn hóa quy trình khám chữa bệnh trong phòng khám nha khoa
Chuẩn hóa quy trình khám chữa bệnh trong phòng khám nha khoa

Thiết lập các bộ chỉ số quản lý phòng khám nha khoa cần chú ý

Phòng khám nha khoa một ngày hoạt động sẽ có thêm hàng trăm thông tin về khách hàng cần lưu lại. Chủ yếu các phòng khám thường chỉ lưu lại tên, số điện thoại, địa chỉ của khách hàng. Nhưng vậy chưa đủ, bạn cần thiết lập được các bộ chỉ số quản lý phòng khám nha khoa bao gồm:

  • Dữ liệu thông tin khách hàng
  • Dữ liệu lịch sử điều trị tại phòng khám
  • Dữ liệu công nợ khách hàng
  • Chi phí hàng tháng của phòng khám…
Thiết lập các bộ chỉ số quản lý phòng khám nha khoa để dễ quản lý 
Thiết lập các bộ chỉ số quản lý phòng khám nha khoa để dễ quản lý

Bảo mật thông tin bằng những phần mềm quản lý nha khoa uy tín

Khách hàng rất quan tâm đến việc phòng khám nha khoa của bạn có bảo mật thông tin của họ hay không. Khách hàng không muốn đời tư của họ được đăng tải trên mạng xã hội để thành đề tài bàn tán chính vì vậy bảo mật thông tin khách hàng sẽ nâng cao uy tín cho phòng khám. 

Không những vậy, còn tránh được tình trạng cướp khách của những nhân viên đã nghỉ việc và tự kinh doanh phòng khám riêng. Do đó để tránh tình trạng rò rỉ thông tin khách hàng ra ngoài, cần bảo mật thông tin khách hàng bằng những phần mềm uy tín, độ bảo mật cao.

Bảo mật thông tin bằng những phần mềm quản lý nha khoa uy tín
Bảo mật thông tin bằng những phần mềm quản lý nha khoa uy tín

Ưu tiên phần mềm online để dữ liệu được sao lưu back up thường xuyên, không bao giờ mất

Đối với một phòng khám trong quá trình hoạt động, máy chủ phải tổng hợp rất nhiều thông tin dữ liệu và sự cố có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Vì thế, sao lưu và điều vô cùng cần thiết để lưu trữ dữ liệu trong trường hợp thiết bị của bạn bị virus xâm nhập, hư hỏng,…

Điện toán đám mây ra đời cho phép các doanh nghiệp lưu trữ thông tin bằng  cách sử dụng một nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ mà không cần đến CD, ổ cứng. Phần mềm online uy tín rất an toàn, đáng tin cậy và nhanh chóng như google drive, icloud… Bạn có thể xem dữ liệu của mình ở bất kỳ đâu và ở các thiết bị khác nhau chỉ cần có kết nối internet.

Ưu tiên phần mềm online để dữ liệu được sao lưu back up thường xuyên
Ưu tiên phần mềm online để dữ liệu được sao lưu back up thường xuyên

Ưu tiên phần mềm có đội ngũ phát triển có chứng chỉ đạt chuẩn An Toàn Thông Tin để đảm bảo an toàn dữ liệu

Những phần mềm có đội ngũ phát triển có chứng chỉ đạt chuẩn An Toàn Thông Tin luôn được ưu tiên lựa chọn vì độ bảo mật thông tin rất cao. Tiêu chuẩn bảo mật thông tin được viết tắt là HIPAA quy định doanh nghiệp cần tuân thủ những nguyên tắc gì để tránh để lộ thông tin khách hàng.

Ưu tiên phần mềm có đội ngũ phát triển có chứng chỉ đạt chuẩn An Toàn Thông Tin
Ưu tiên phần mềm có đội ngũ phát triển có chứng chỉ đạt chuẩn An Toàn Thông Tin

Chọn phần mềm có cơ chế phân quyền chặt chẽ và hiệu quả

Một kinh nghiệm quản lý phòng khám nha khoa khi lựa chọn phần mềm quản lý chính là tìm một phần mềm quản lý tài liệu không lạm dụng sự đốt cháy giai đoạn để nhanh chóng cập nhật nội dung văn bản tới nhân viên. 

Các doanh nghiệp luôn cần một quy trình xử tài liệu nghiêm ngặt bạn hoặc người được ủy quyền thể xem xét trước khi chính thức hóa nội bộ. Hiện nay trên thị trường rất nhiều phần mềm còn hạn chế về chức năng lưu trữ, chưa hỗ trợ xác minh hồ sơ, cũng có những phần mềm đã xây dựng quy trình rất khoa học.

Giảm thiểu các khoản lãng phí nha khoa tiềm ẩn
Giảm thiểu các khoản lãng phí nha khoa tiềm ẩn

Cung cấp các gói ưu đãi dịch vụ một cách linh hoạt

Một đặc trưng của người Việt Nam chính là rất quan tâm đến giá cả so sánh giá cả với nhau. Cân nhắc tạo các gói dịch vụ với chi phí hợp hoặc các chương trình ưu đãi, giảm giá để khuyến khích khách hàng mua hàng.

Bên cạnh đó, nếu có kinh nghiệm quản lý phòng khám nha khoa, bạn nên đưa ra các gói dịch vụ ưu đãi của bạn phải đặc biệt để thu hút được sự chú ý của khách hàng giữa vô vàn đối thủ cạnh tranh trên thị trường.

Các chính sách ưu đãi được áp dụng càng linh hoạt, phòng khám càng hội tăng lượt bệnh nhân. Giải quyết nhu cầu chăm sóc nha khoa với giá cả phải chăng, ưu đãi độc đáo phòng khám nha khoa của bạn sẽ tăng được số lượng khách hàng.

Cung cấp các gói ưu đãi dịch vụ một cách linh hoạt khi quản lý phòng khám nha khoa 
Cung cấp các gói ưu đãi dịch vụ một cách linh hoạt khi quản lý phòng khám nha khoa

Giảm thiểu các khoản lãng phí nha khoa tiềm ẩn

Để tăng kinh nghiệm quản lý phòng khám nha khoa của mình, bạn cần biết tới 8 loại lãng phí trong kinh doanh bao gồm: lãng phí do sản phẩm lỗi, hỏng, lãng phí do sản xuất thừa, chờ đợi, do con người, vận chuyển, tồn kho, thao tác và lãng phí trong việc vận hành quy trình.

Bạn cần biết nhân viên của mình dành bao nhiêu thời gian mỗi ngày cho mỗi hoạt động trong phòng khám. Những hoạt động không mang lại giá trị cho bệnh nhân được coi thừa, gây lãng phí không cần thiết phải được cắt giảm. 

Với bất kỳ sự lãng phí nào, luôn cách để cải thiện một khi đã được xác định. Giả sử Lãng phí hàng tồn kho thể được xác định mỗi bước thể tạo công thức trong Excel phần mềm để theo dõi hàng tồn kho hàng ngày. Kết hợp quản thông minh dựa trên các thông số cụ thể với sự hỗ trợ của công nghệ thể tối ưu hóa chi phí.

Giảm thiểu các khoản lãng phí nha khoa tiềm ẩn
Giảm thiểu các khoản lãng phí nha khoa tiềm ẩn

Lên kế hoạch marketing khôn ngoan cho phòng khám

Ngày nay, mạng xã hội bùng nổ, các hoạt động marketing sẽ quyết định khách hàng có lựa chọn phòng khám của bạn hay không. Kinh nghiệm quản lý phòng khám nha khoa khôn ngoan chính là xác định được chiến lược marketing.

Một chiến lược tiếp thị thông minh không chỉ giúp bạn xây dựng được một thương hiệu nha khoa mạnh còn tăng doanh số bán hàng, giúp phòng khám của bạn thu hút nhiều khách hàng tiềm năng hơn. 

Trong quá trình xây dựng kế hoạch marketing, chủ phòng khám cần lưu ý những điều sau: hãy tận dụng phương tiện truyền thông sẵn có, tối ưu tài khoản kinh doanh trên google của bạn. Bên cạnh đó, Tiktok cũng là nơi bạn nên đầu tư marketing để quảng bá dịch vụ của mình.

Lên kế hoạch marketing khôn ngoan cho phòng khám
Lên kế hoạch marketing khôn ngoan cho phòng khám

Quản lý nhân sự thông minh

Nha khoa là một trong những ngành “chảy máu chất xám” lớn nhất. Nha sĩ, y tá, lễ tân, làm một thời gian rồi bị đối thủ giành mất. Để giữ chân nhân viên không có cách nào tốt hơn để giữ chân họ hơn là tài năng quản lý.

Đào tạo nhân sự trẻ

Mỗi phòng khám nha khoa tiếp cận khách hàng theo nhiều cách khác nhau cách để giao tiếp với khách hàng cũng khác nhau. nhiều cách để thực hiện việc này, từ gọi điện thoại, gửi email đến chia sẻ trên mạng hội.

Cung cấp các gói ưu đãi dịch vụ một cách linh hoạt khi quản lý phòng khám nha khoa 
Tập trung đào tạo nhân sự trẻ cho phòng khám

Kinh nghiệm quản lý phòng khám nha khoa khi đào tạo nhân sự chính là xây dựng được đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, lành nghề, thái độ phục vụ thân thiện, tao nhã sẽ tạo thiện cảm cho khách hàng khiến họ muốn quay lại hoặc giới thiệu người quen đến phòng khám của bạn.

nếu nhân viên của bạn thái độ khó chịu, thiếu chuyên nghiệp thì chắc chắn phòng khám của bạn sẽ bị khách hàng này đưa vào “danh sách đen”, thậm chí “phốt” trên mạng xã hội…

Chính vì vậy, bạn cần liên tục đào tạo nhân viên của mình, từ hành vi nhỏ nhất như tư thế, biểu cảm, giọng nói,… để thu hút khách hàng hơn.

Để tìm hiểu thêm các quy tình thiết kế setup spa, thì hãy để S-life bậy mí tại đường link này nhé.

Quản lý nhân sự có kinh nghiệm

Một trong những kinh nghiệm quản lý nha khoa bạn cần biết chính là mặc dù yêu quý, tin tưởng nhân viên vì họ có kinh nghiệm và gắn bó lâu năm thì vẫn cần bảo mật tuyệt đối thông tin khách hàng. 

Bên cạnh đó, kiểm soát được khả năng làm việc của nhân sự cũng rất quan trọng. Một người có kinh nghiệm quản lý phòng khám nha khoa của mình khi nắm được các thông tin như doanh thu theo từng nhân viên, thời gian điều trị trung bình của mỗi bác sĩ như thế nào,… để có thể rõ ràng trong lương thưởng đúng với những cống hiến của họ. Bạn nên ứng dụng các phần mềm hỗ trợ để quản lý nhân sự nha khoa của mình bền vững và hiệu quả.

Quản lý nhân sự có kinh nghiệm cho phòng khám nha khoa 
Quản lý nhân sự có kinh nghiệm cho phòng khám nha khoa

Trên đây là những thông tin chi tiết chúng tôi chia sẻ về kinh nghiệm quản lý phòng khám nha khoa. S-life hy vọng những chia sẻ trên đã giúp bạn có thêm nhiều kinh nghiệm hữu ích để phát triển phòng khám nha khoa của mình hiệu quả hơn. 

Bài viết cùng chủ đề

Gửi bình luận Đang xử lý...
    Bình luận mới vừa được thêm vào. Click để xem
    0 bình luận